¿Eres profesor o profesora y te encargas de organizar el Viaje de Fin de Curso este año? ¿O eres miembro del AMPA que participa en la decisión del viaje escolar de tus hijxs? Pues acabas de encontrar las 10 claves para poder preparar el Viaje Escolar perfecto.
1. Detecta qué tipo de grupo son tus alumnos
Lo más importante de todo es que los alumnos se lo pasen bien y que disfruten de un viaje que dé respuesta a sus maneras de divertirse.
Pero… no todos los grupos de alumnos son iguales ni tienen los mismos gustos. Unos grupos son más activos y prefieren las aventuras, los deportes, las competiciones… Y otros grupos son más tranquilos y prefieren visitar y conocer lugares nuevos, visitas culturales, etc. O también existen los grupos que disfrutan de ambas cosas.
Por eso, es muy importante identificar el tipo de grupo de alumnos para buscar aquellas opciones de viajes escolares que más se acerquen a su manera de divertirse.
¿Cómo es tu grupo de alumnos?
2. Reunión con las familias
La reunión con las familias es una de las claves más importantes para organizar un viaje escolar perfecto.
Reúne a los padres para que comenten qué rango de presupuesto están dispuestos a asumir. Conseguir que todas las familias estén de acuerdo en cuánto, cómo y dónde te asegurará un mayor número de participantes y muchos menos contratiempos durante todo el proceso.
Organizar una reunión online mediante Zoom u otra plataforma similiar, puede ser una buena solución para facilitar la asistencia a los familiares de tus alumnos.
3. Los adultos proponen los destinos
Muchas veces caemos en la trampa y dejamos que los alumnos propongan los destinos que más les apetecen. Pero… ¿puede valorar un alumno si es un destino que se adapta a ellos y si pueden permitírselo económicamente sus familias?
Si no quieres que tu Viaje Escolar se vaya al traste, los adultos tienen la tarea de detectar el tipo de grupo de alumnos (punto 1) y proponer aquellas opciones de Viaje Escolar que más motiven a la mayoría, que sean más seguras para ellos y que tengan un presupuesto al alcance de todas las familias (punto 2).
Y todo esto, asegurando que la mayor parte de alumnos van a poder disfrutar del viaje escolar.
Siempre hay formas de convencer a los alumnos de destinos que igual ellos no se habían planteado.
4. Propuesta con 3 destinos como máximo
Propónles como máximo 3 destinos: seguros, asequibles y divertidos para alumnos de esa edad.
Más propuestas no es sinónimo de mejor decisión, ya que costará mucho más ponerse de acuerdo entre ellos.
5. Tener en cuenta lo importante
El destino para el Viaje Escolar Perfecto depende de intereses, motivaciones y el presupuesto inicial que las familias quieran asumir.
Ten en cuenta que visitar destinos muy lejanos no es sinónimo de mayor diversión. Siempre tendrán un mejor recuerdo de un viaje que, aunque haya sido a un destino cercano, hicieron las actividades y vivieron las experiencias que les molan.
Y nunca olvidar el tema de la seguridad y el seguro de viaje. Los responsables del viaje escolar y las familias debéis percibir que tenéis controlado todos los puntos más delicados para conseguir el Viaje Escolar Perfecto.
6. Previsión realista de participantes
¿Cuántos participantes se apuntan inicialmente a un viaje escolar y cuántos acaban yendo finalmente?
A la hora de pedir presupuestos a tu asesoría de Viajes, es mejor hacer inicialmente una previsión de alumnos a la baja. Y si al final son más alumnos los que participan, el precio estará más ajustado.
No es aconsejable manejar presupuestos con una cantidad irreal de alumnos. Solo conseguirás que el precio por alumno no corresponda al pactado, y a la hora de la verdad, la cantidad de alumnos dispuestos a asistir al viaje no podrán asumir ese incremento.
Hay que pensar que los gastos de un viaje escolar van por rangos de plazas cubiertas, ya que hay unos gastos fijos a cubrir como son: transporte, monitores, guías, alojamiento…
Ya lo sabes… ¡Se realista en el número de participantes al solicitar tu presupuesto!
7. Reunión informativa de la reserva
Ya habéis decidido el destino con los alumnos. ¿Y ahora qué?
Una vez decidido el destino y sus actividades, reúne a los familiares para comunicarles todo el proceso de reserva, pago e información sobre políticas de cancelación.
Es importante tener a un Asesor de Viaje de confianza que te ayude y explique muy bien todo el proceso. Cuanto mayor claridad, mayor tranquilidad para todos: participantes, familias, el/la coordinador/a (tú), y la Asesoría de Viajes como organizador del mismo.
En INSPÍRATE participamos en esas reuniones para ayudar a los coordinadores a explicar el proceso de la reserva a los familiares.
8. Organizar recaudaciones
Todo lo que el alumno pueda ayudar para el pago del viaje escolar, será bienvenido.
Por eso, se pueden organizar distintas formas de recaudar dinero: desde la rifa de algún objeto de valor, a la venta de determinados artículos.
En los colegios que nosotros organizamos los Viajes de Final de Curso, se suelen rifar una tablet iPad o un Smartphone de gama media-alta. Son artículos que llaman mucho la atención y las papeletas se venden con facilidad.
También hemos facilitado a los colegios una rifa sorteando UN VIAJE y las papeletas para cada alumno las enviamos en el momento de la contratación del Viaje Escolar.
9. Documentación preparada
Asegúrate de que todos los inscritos finales para el viaje tienen toda la documentación necesaria:
- Documentos de identidad.
- Visados (si fueran necesarios)
- Autorización paterna para el viaje.
- Etc.
Un error en un nombre o la falta de un documento por pérdida o por caducidad puede dar al traste con el viaje de algunos de los participantes.
En INSPÍRATE siempre asesoramos de la documentación necesaria para cualquier destino.
10. Confía en tu Asesor de Viajes
¡El asesoramiento es fundamental!
Desde el inicio con la decisión de los destinos que más encajan para tus alumnos hasta la organización y reserva completa de todos los servicios, es fundamental el asesoramiento de tu Asesoría de Viajes de confianza.
El Viaje Escolar Perfecto siempre ha de ser seguro y con garantías. Y eso te lo da un buen Asesor de Viajes que estará ahí antes, durante y después del viaje para cualquier necesidad o situación a afrontar.
Tú céntrate en coordinar el grupo y disfrutar junto a los alumnos. ¡Que no es poco! 🙂
Inspírate con algunas de nuestras propuestas de Viajes Escolares:
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